I software di gestione tutelare come Proxima trattano dati tra i più sensibili del settore medico-sociale: patrimonio, redditi, identità civile, documenti medici. La protezione di queste informazioni è soggetta a obblighi normativi precisi, rafforzati dall’applicazione del RGPD e dalle recenti raccomandazioni della CNIL che mirano specificamente alle strutture che assistono adulti protetti.
Registrazione degli accessi e tracciabilità su Proxima: cosa richiede la CNIL
La CNIL richiede esplicitamente che gli strumenti utilizzati per gli adulti protetti integrino una registrazione dettagliata degli accessi: chi si è connesso, quando, da quale terminale. Questa esigenza non riguarda il comfort tecnico. Permette di dimostrare la conformità in caso di controllo e di rintracciare qualsiasi incidente di sicurezza.
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Su Proxima, questa tracciabilità riguarda ogni utente che ha accesso al software. Ogni consultazione di dossier, ogni modifica di dati patrimoniali o personali dovrebbe lasciare una traccia utilizzabile. La domanda che si pone ai servizi tutelari è: le loro attuali configurazioni coprono realmente questo livello di dettaglio?
I feedback sul campo divergono su questo punto. Alcune strutture dispongono di registri di accesso completi e regolarmente auditati, altre si accontentano di una cronologia minima senza procedura di revisione. Il quadro normativo è lo stesso per tutti, ma la capacità di gestire il proprio account Proxima in tutta sicurezza dipende in gran parte dalla rigorosità delle procedure interne messe in atto da ciascun servizio.
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Procedure interne di sicurezza: formalizzare per resistere ai controlli ARS e Parquet
Dal 2023, diversi tribunali e servizi di mandati giudiziari devono indicare nelle loro procedure interne scritte come garantiscono la sicurezza dell’accesso ai loro software professionali. Questo documento deve coprire le password, l’autenticazione, i backup e la gestione dei diritti di accesso.
La novità non è l’obbligo di sicurezza in sé, ma il fatto di dover produrre queste procedure nero su bianco durante i controlli dell’Agenzia regionale della salute o del Parquet. Un servizio che utilizza Proxima correttamente ma non può dimostrare come lo protegge si espone a osservazioni, se non a ingiunzioni.
Cosa deve coprire il documento di procedura
- La politica delle password: lunghezza minima, rinnovo periodico, divieto di condivisione tra utenti. Una password unica per ogni account utente è il minimo atteso.
- La gestione delle autorizzazioni: chi accede a quali dossier, con quale livello di diritti (solo lettura, modifica, cancellazione). I profili devono corrispondere alle reali mansioni di ogni professionista.
- Il protocollo in caso di partenza di un collaboratore: disattivazione immediata dell’account, revisione degli accessi condivisi, verifica che non esista alcuna password collettiva.
- La frequenza e il perimetro dei backup, così come i test di ripristino effettuati.
I dati disponibili non consentono di concludere sulla percentuale di strutture realmente dotate di tali procedure formalizzate. Tuttavia, la tendenza al rafforzamento dei controlli rende difficile eludere questa formalizzazione.
Autenticazione multifattoriale e separazione degli account: le raccomandazioni della guida CNIL 2024
La guida CNIL 2024 sulla cybersicurezza delle strutture medico-sociali sottolinea un aumento degli attacchi ransomware mirati agli stabilimenti sanitari e ai servizi sociali. Tra le raccomandazioni esplicite figurano l’autenticazione multifattoriale (MFA) e la separazione rigorosa degli account professionali e personali.
L’autenticazione multifattoriale aggiunge un passaggio di verifica oltre alla password: codice inviato via SMS, applicazione di autenticazione, chiave fisica. Per un software come Proxima, che gestisce informazioni patrimoniali e documenti legali, questo strato di protezione riduce notevolmente il rischio di accesso fraudolento in caso di furto di password.
Separare gli account: una misura semplice ma raramente applicata
La CNIL raccomanda che ogni professionista disponga del proprio identificativo, senza condivisione. Un account condiviso tra più mandati rende la registrazione inutile: impossibile sapere chi ha realmente consultato o modificato un dossier.
Questa separazione riguarda anche i terminali. Accedere a Proxima da un computer personale, senza protezione dedicata, espone i dati degli adulti protetti a rischi aggiuntivi (software malevoli, Wi-Fi non sicuro, assenza di crittografia del disco).
Gestione dei diritti di accesso Proxima: adattare le autorizzazioni alle mansioni reali
Proxima consente di definire livelli di accesso differenziati a seconda del ruolo di ogni utente. Un delegato mandante non ha le stesse esigenze di un contabile o di un responsabile di servizio. Configurare questi diritti con precisione limita l’esposizione dei dossier sensibili.
Il principio del minimo privilegio si applica: ogni utente accede solo alle informazioni necessarie per la propria missione. Un assistente amministrativo non ha bisogno di consultare i conti bancari di un adulto protetto. Un mandante non ha bisogno di accedere ai dossier gestiti da un collega, salvo situazioni di sostituzione formalizzate.
Questa granularità presuppone una revisione regolare delle autorizzazioni. I cambi di posto, le assenze prolungate, le scadenze contrattuali devono innescare un aggiornamento immediato dei diritti. Senza questa disciplina, gli account fantasma (utenti partiti ma ancora attivi nel sistema) rappresentano una vulnerabilità di sicurezza documentata dalla CNIL nelle sue raccomandazioni alle strutture medico-sociali.
La gestione sicura di un account Proxima non si limita a scegliere una buona password. Comporta una catena di responsabilità che va dalla configurazione tecnica alla redazione di procedure, passando per la formazione di ogni utente. Le strutture che anticipano i controlli formalizzando queste pratiche si pongono in una posizione di conformità attiva, dove un semplice utilizzo quotidiano del software non è più sufficiente a dimostrare la protezione effettiva dei dati degli adulti protetti.